Paquetes Ofimáticos

Google Apps

Es un paquete de productividad que principalmente se basa en la nube, su función básicamente es lo que hace la ofimática pero este paquete se trabaja desde cualquier dispositivo y lugar en el que te encuentres. Es fácil de utilizar, administrar lo que permite utilizarla de forma más inteligente.

Cuenta con distintas aplicaciones webs adicionales además de las suites informáticas tradicionales, las cuales son:

• Gmail: Es un correo electrónico el cual te brinda 30 GB de almacenamiento, y posibilidad de servicio sin conexión.
• Google Calendar: Es un calendario en el cual se puede almacenar fechas importantes recordatorios de reuniones, etc.
• Google Drive: Te permite almacenar todo tipo de archivos en la nube, compartirlos y tener acceso a los mismos desde cualquier lugar
• Google Docs: Permite disponer de un procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa para realizar presentación y otro para dibujar.
• Google Maps: Permite guardar tu historial de ubicaciones y buscar lugares.
• Google Fotos: Permite almacenar y administrar imágenes.
• Google Hangouts: Permite hacer reuniones mediante video llamadas grupales.

Las ventajas de este paquete ofimático es que no te genera gastos en adquirir un servidor en el cual se almacene la información del usuario o empresa, lo cual genera menos gastos para este; además que no necesita de instalación solo de acceso a internet.

Microsoft Office

Es uno de los paquetes ofimáticos más utilizados en todo el mundo.

La implementación del office 365 mejoro este paquete de ofimática y lo hizo comunicativo ya que este se encuentra en línea y posee más funcionalidades a la clásica que viene por defecto, una de esta es que la hace cooperativa ya que varios usuarios pueden colaborar en línea.

Las principales características son las siguientes:

• Aplicaciones de Office: suscripción a Office para un máximo de 5 PCs/ Macs por usuario.
• Correo electrónico hospedado: correo electrónico de nivel empresarial, 3 calendarios compartidos, 50 GB de espacio de almacenamiento por usuario y la posibilidad de usar un nombre de dominio propio (pe.info@miempresa.com).
• Conferencias web, presencia y mensajería instantánea: para realizar reuniones a través de Internet con videoconferencias en alta definición, uso compartido de pantallas y mensajería instantánea, mediante Skype.
• Uso compartido simplificado: SkyDrive Pro proporciona a cada usuario 25 GB de almacenamiento personal al que puede acceder desde cualquier lugar y que se sincroniza con la PC. Permite compartir fácilmente archivos interna y externamente, y controlar quien puede verlos y editarlos.
• Sitio web público: permite hacer publicidad de un negocio con un sitio web fácil de configurar usando el nombre de dominio de su propia empresa. Sin costos de hospedaje adicionales.
• Protección contra correo no deseado y malware: protección contra malware y filtrado contra correo no deseado Premium.
• Comunidad y soporte telefónico: soporte web de nivel de TI y soporte telefónico las 24 horas del día, 7 días a la semana para problemas críticos.
• Sitio de intranet para los equipos: Los sitios de SharePoint proporcionan áreas de trabajo con configuraciones de seguridad personalizables para equipos individuales de la organización.
• Office Web Apps: permite crear y editar archivos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote a través de un explorador web.
• Buzones de correo del sitio: permite almacenar y compartir correos electrónicos y documentos en carpetas especificas del proyecto, lo que simplifica la colaboración en equipo.
• Office Mobile para iPhones y teléfonos: permite acceder, editar y ver documentos de Word, Excel y PowePoint en IPhones y teléfonos Android.
• Integracion de Active Directory: permite administrar credenciales y permisos de usuario. Inicio de sesión único y sincronización con Active Directory. 

Las ventajas de este paquete ofimático es que no te genera gastos en adquirir un servidor en el cual se almacene la información del usuario o empresa, lo cual genera menos gastos para este; también existe una versión para escritorio del Office 365 que te permite trabajar sin conexión a internet con la ventaja de cuando lo estés todos tus trabajos se sincronizaran automáticamente.

Una de las desventajas que tiene este paquete de ofimática es el costo de las licencias.

OpenOffice

El Apache Open Office es una suite ofimática libre líder para el procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones, gráficos, bases de datos, y más. Se puede encontrar en varios idiomas y puede funcionar en todos los sistemas comunes, además de estoy almacena los datos en un formato que es un estándar internacional y puede también leer y escribir archivos producidos por otros paquetes de ofimática.

Sus funcionalidades son las siguientes:

• Generar textos o preparar material gráfico o diseño, realizar cálculos y gráficos.
• Guardar y analizar datos de clientes, ventas, etc.
• Acceder y analizar la información sobre el sector, sobre comportamientos del consumo, o sobre tendencias o evolución de tus productos o servicios, para adelantarte a los competidores.
• Disponer de utilidades que te agilizan tareas administrativas, como diccionarios, calculadoras, editores de imágenes, comprensores de ficheros para reducir su tamaño y facilitar su almacenamiento o envió posterior.
• Visualizar archivos y documentos enviados por tus clientes y proveedores al ser compatibles con tu paquete ofimático.

Las principales características de OpenOffice son las siguientes:

• Formatos soportados: OpenOffice.org permite importar y exportar documentos en diferentes formatos de archivo. El formato predeterminado para la escritura de documentos es el estándar ISO OpenDocument. Ademases capaz de leer y grabar los formatos, tales como el formato RTF, TXT, Microsoft Office XML y OpenOffice.org XML.
• Plataformas: OpenOffice.org está disponible para varios sistemas operativos, incluyendo Windows, Linux, MacOS, BSD, OpenVMS, OS/2, IRIX, Solaris y OpenSolaris. A su vez puede ejecutarse en diversas arquitecturas, tales como x86, x86-64, SPARC, PowerPC, IA64, entre otras.
• Diccionarios ortográficos: Mediante un asistente o piloto, es posible descargar diccionarios adicionales para muchos idiomas, incluido el español. Esta tarea puede realizarse, también manualmente de manera sencilla. Se cuenta con diccionarios de palabras para corrección ortográfica, de separación silábica y de sinónimos.
• Extensiones: Desde la versión 2.0.4 de Openoffice.org es sencillo añadir extensiones para agregar otras funcionalidades adicionales. La mayoría de ellas se encuentran disponibles desde el repositorio de extensiones oficial. Desde la versión 2.3 el programa cuenta con una opción en Writer que exporta los textos en formato wiki, lo que permite publicarlos en proyectos como Wikipedia. Desde la versión 3.2 de la suite está opción fue convertida en una extensión, siendo opcional su descarga.

Las aplicaciones incluidas en la suite ofimática Apache OpenOffice son las siguientes:

• Writer: Es el procesador de texto de la suite ofimática similar a Microsoft Word. Writer Permite exportar archivos de texto a los formatos PDF y HTML, sin software adicional, lo que permite que pueda ser utilizado como un editor WYSIWYG para crear y editar páginas web.
• Calc: Es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel. Esta brinda una serie de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que, automáticamente define serie de gráficas, sobre la base de la disposición de la información del usuario. También puede exportar hojas de cálculo para el formato pdf.
• Impress: Es un programa de base de datos similar a Microsoft Access. Apache OpenOffice Base permite la creación y manejo de bases de datos, elaboración de formularios e informes que proporcionan a los usuarios finales un acceso fácil a los datos.
• Draw: Es un editor de gráficos vectoriales y herramienta de diagramación, similar a Microsoft Visio y comparable en características a las primeras versiones de CorelDRAW. Ofrece conectores entre las formas, que están disponibles en una gama de estilos de línea y facilitan la construcción de los dibujos, como diagramas de flujo. Draw también puede exportar sus creaciones al formato PDF y al estándar SVG.
• Math: es una aplicación diseñada para la creación y edición de fórmulas matemáticas. La aplicación utiliza un lenguaje de marcado para crear las fórmulas. Dichas fórmulas pueden ser incorporadas dentro de otros documentos de OpenOffice.org, tales como los creados por Writer; permitiendo al usuario la posibilidad de incrustarlas al documento como objetos OLE. Math soporta múltiples fuentes y puede exportar fórmulas a los formatos de archivo ODF, PDF o MathML.

Dado que la gestión de la empresa puede basarse en estas aplicaciones se debe tener identificado en todo momento que aplicaciones se utilizan en cada ordenador o dispositivo, y donde se encuentran los instaladores de dichos programas. Es importante estar al día de las actualizaciones de esos programas e ir incorporando al sistema las nuevas facilidades.

Una pequeña desventaja de usar este software es la costumbre generalizada que existe de usar Office de Microsoft.

Esto provoca que sobre todo en los sectores empresariales es necesario un periodo de adaptación, puesto que los botones y funciones no se encuentran en el mismo sitio dentro de la interfaz.